Prinsip Dasar Manajemen Kinerja

Prinsip Dasar Manajemen Kinerja

Dosen Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia, Mahasiswa Program Doktor Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor, Konsultan Manajemen,
Berdasarkan studi literatur yang saya lakukan terhadap sejumlah buku, artikel, makalah, dan sumber-sumber literatur lainnya, maka manajemen kinerja yang baik untuk menuju organisasi berkinerja tinggi, harus mengikuti kaidah-kaidah berikut ini.
1. Terdapat suatu indikator kinerja (key performance indicator) yang terukur secara kuantitatif, serta jelas batas waktu untuk mencapainya. Tentu saja ukuran ini harus menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi tersebut. Jika pada organisasi bisnis atau komersial, maka indikator kinerjanya adalah berbagai aspek finansial seperti laba, pertumbuhan penjualan, lalu indikator pemasaran seperti jumlah pelanggan, dan sebagainya. Sedangkan pada organisasi pemerintahan seperti POLRI, maka ukuran kinerja tentu berbagai bentuk pelayanan kepada masyarakat. Semuanya harus terukur secara kuantitatif dan dimengerti oleh berbagai pihak yang terkait, sehingga nanti pada saat evaluasi kita bisa mengetahui, apakah kinerja sudah mencapai target atau belum. Michael Porter, seorang profesor dari Harvard Business School mengungkapkan bahwa kita tidak bisa memanajemeni sesuatu yang tidak dapat kita ukur. Jadi, ukuran kuantitatif itu penting. Organisasi yang tidak memiliki indikator kinerja, biasanya tidak bisa diharapkan mampu mencapai kinerja yang memuaskan para pihak yang berkepentingan (stakeholders).

2. Semua ukuran kinerja tersebut biasanya dituangkan ke dalam suatu bentuk kesepakatan antara atasan dan bawahan yang sering disebut sebagai kontrak kinerja (performance contract). Dengan adanya kontrak kinerja, maka atasan bisa menilai apakah si bawahan sudah mencapai kinerja yang diinginkan atau belum. Kontrak kinerja ini berisikan suatu kesepakatan antara atasan dan bawahan mengenai indikator kinerja yang ingin dicapai, baik sasaran pancapaiannya maupun jangka waktu pencapaiannya. Ada 2 (dua) hal yang perlu dicantumkan dalam kontrak kinerja, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai (lag) serta program kerja untuk mencapainya (lead). Mengapa keduanya dicantumkan ? Supaya pada saat evaluasi nanti berbagai pihak bisa bersikap fair, tidak melihat hasil akhir semata, melainkan juga proses kerjanya. Adakalanya seorang bawahan belum mencapai semua hasil akhir yang ditargetkan, tetapi dia sudah melaksanakan semua program kerja yang sudah digariskan. Tentu saja atasan tetap harus memberikan reward untuk dedikasinya, walaupun sasaran akhir belum tercapai. Ini juga bisa menjadi basis untuk perbaikan di masa yang akan datang (continuous improvements).

3. Terdapat suatu proses siklus manajemen kinerja yang baku dan dipatuhi untuk dikerjakan bersama, yaitu (1) perencanaan kinerja berupa penetapan indikator kinerja, lengkap dengan berbagai strategi dan program kerja yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang diinginkan, lalu (2) pelaksanaan, di mana organisasi bergerak sesuai dengan rencana yang telah dibuat, jika ada perubahan akibat adanya perkembangan baru, maka lakukanlah perubahan tersebut, dan terakhir (3) evaluasi kinerja, yaitu menganalisis apakah realisasi kinerja sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan dulu ? Semuanya harus serba kuantitatif.

4. Adanya suatu sistem reward dan punishment yang bersifat konstruktif dan konsisten dijalankan. Konsep reward ini tidak melulu bersifat finansial, melainkan juga dalam bentuk lain, seperti promosi, kesempatan pendidikan, dan sebagainya. Reward dan punishment diberikan setelah melihat hasil realisasi kinerja, apakah sesuai dengan indikator kinerja yang telah direncanakan atau belum. Tentu saja ada suatu performance appraisal atau penilaian kinerja terlebih dahulu sebelum reward dan punishment diberikan. Hati-hati dengan pemberian punishment, karena dalam banyak hal, pembinaan jauh lebih bermanfaat.

5. Terdapat suatu mekanisme performance appraisal atau penilaian kinerja yang relatif obyektif, yaitu dengan melibatkan berbagai pihak. Konsep yang sangat terkenal adalah penilaian 360 derajat, di mana penilaian kinerja dilakukan oleh atasan, rekan sekerja, pengguna jasa, serta bawahan. Pada prinsipnya manusia itu berpikir secara subyektif, tetapi berpikir bersama mampu mengubah sikap subyektif itu menjadi sangat mendekati obyektif. Dengan demikian, ternyata berpikir bersama jauh lebih obyektif daripada berpikir sendiri-sendiri. Ini adalah semangat yang ingin dibawa oleh konsep penilaian 360 derajat. Walaupun banyak kritik yang diberikan terhadap konsep ini, tetapi cukup banyak yang menggunakannya di berbagai organisasi.

6. Terdapat suatu gaya kepemimpinan (leadership style) yang mengarah kepada pembentukan organisasi berkinerja tinggi. Inti dari kepemimpinan seperti ini adalah adanya suatu proses coaching, counseling, dan empowerment kepada para bawahan atau sumber daya manusia di dalam organisasi. Satu aspek lain yang sangat penting dalam gaya kepemimpinan adalah, sikap followership, atau menjadi pengikut. Bayangkan jika semua orang menjadi komandan di dalam organisasi, lantas siapakah yang menjadi pelaksana ? Bukannya kinerja tinggi yang muncul, melainkan kekacauan di dalam organsiasi (chaos). Sejatinya, pada kondisi tertentu seseorang harus memiliki jiwa kepemimpinan, tetapi pada situasi yang lain, dia juga harus memahami bahwa dia juga merupakan bagian dari sebuah sistem organisasi yang lebih besar, yang harus dia ikuti.

7. Menerapkan konsep manajemen SDM berbasis kompetensi. Umumnya organisasi berkinerja tinggi memiliki kamus kompetensi dan menerapkan kompetensi tersebut kepada hal-hal penting, seperti manajemen kinerja, rekruitmen dan seleksi, pendidikan dan pengembangan, dan promosi. Seperti yang diuraikan pada awal makalah ini, kompetensi tersebut setidaknya mencakup 3 (tiga) hal, yaitu kompetensi inti organsiasi, kompetensi perilaku, serta kompetensi teknikal yang spesifik terhadap pekerjaan. Jika kompetensi ini sudah dibakukan di dalam organisasi, maka kegiatan manajemen SDM akan menjadi lebih transparan, dan pimpinan organisasi juga dengan mudah mengetahui kompetensi apa saja yang perlu diperbaiki untuk membawa organisasi menjadi berkinerja tinggi.

Pengertian Manajemen Komunikasi Secara Lengkap dan Mudah dipahami

Manajemen komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yang sama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para komunikator dan konteks sosialnya. Selain itu, manajemen komunikasi juga dapat diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian faktor-faktor komunikasi seperti sumber, pesan, media, penerima, efek, dampak, dan lingkungan dalam konteks intrapersonal, interpersonal, organisasi, dan masa agar efektif dan efisien.

Manajemen komunikasi termasuk dalam subdisiplin ilmu dari manajemen. Michael Kaye menyebutkan bahwa kelahiran subdisiplin ilmu manajemen komunikasi adalah karena adanya tuntutan untuk menjebatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi komunikasi.

• para teoritisi komunikasi menghadapi keterbatasan dalam mengaplikasikan pengetahuan yang dimilikinya, sementara para praktisi komunikasi mengalami keterbatasan pada rujukan teoritis atau ilmu komunikasi.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kelahiran subdisiplin ilmu manajemen komunikasi adalah terkait dengan adanya tuntutan untuk lebih menyebar-luaskan dan mengenalkan ilmu komunikasi di tataran dunia nyata. 

Alasan Pengembangan Ilmu Manajemen Komunikasi. Sedangkan alasan yang digunakan sebagai landasan bagi pengembangan subdisiplin ilmu manajemen komunikasi adalah sebagai berikut :

• terkait dengan tujuan ilmu komunikasi. Bahwa tujuan dari ilmu komunikasi adalah untuk menciptakan keharmonisan di antara para pelaku komunikasi. Pola tindakan komunikasi harus dilakukan dengan strategi. Manajemen komunikasi yang menggabungkan antara pendekatan manajemen dengan pengelolaan komunikasi memungkinkan seseorang untuk mewujudkan keharmonisan dalam komunikasi yang dilakukan.
• terkait dengan karakteristik ilmu komunikasi. Bahwa karakteristik ilmu komunikasi di antaranya adalah bersifat irreversible, kompleks, berdemensi sebab akibat, dan mengandung potensi problem. Dari hal tersebut, suatu tindakan komunikais haruslah dikelola dengan tepat. Dalam kondisi tersebutlah, dibutuhkan kontribusi dari subdisiplin ilmu komunikasi. 
• terkait dengan kebutuhan fungsionalisasi ilmu komunikasi dalam menciptakan tenaga komunikasi yang memiliki wawasan teoritis tentang komunikasi dan memiliki keterampilan dalam mengaplikasikan ilmu tersebut. Dalam hal ini manajemen komunikasi memberikan pengarahan dan pembekalan untuk mengkonstruksi 'meaningful knowledge' dan 'meaningful skills'. 
• terkait adanya asumsi semakin dominannya peran ilmu manajemen di tahun yang akan datang, sedangkan ilmu komunikasi akan semakin dibutuhkan dalam era globalisasi dan digitalisasi.  Berdasarkan asumsi tersebut, maka kedua disiplin ilmu tersebut dapat bersinergi dalam memecahkan berbagai persoalan sosial komunikasi, baik di masa sekarang maupun di masa yang akan datang. 

Pengertian Manajemen Komunikasi Menurut Para Ahli. Di antara para ahli belum terdapat kesatuan pendapat tentang pengertian dari manajemen komunikasi. Masing-masing ahli menyampaikan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan manajemen komunikasi sesuai dengan pengalaman keilmuannya, diantaranya adalah sebagai berikut :

• Tommy Suprapto, berpendapat yang dimaksud dengan manajemen komunikasi adalah manajemen yang diterapkan dalam kegiatan komunikasi.
• Michael Kaye, berpendapat bahwa manajemen komunikasi adalah bagaimana individu-individu mengelola proses komunikasi melalui penyusunan kerangka makna dalam hubungannya dengan dengan orang lain dalam berbagai setting atau konteks komunikasi dengan mengoptimalisasi sumber daya komunikasi dan teknologi yang ada.
• Parag Diwan, berpendapat bahwa manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Antar Venus, berpendapat bahwa manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud mengandung arti tataran komunikasi individu, interpersonal, organisasi, governmental, sosial, atau bahkan internasional.
• Egan dan Cowan, berpendapat bahwa manajemen komunikasi adalah pengaplikasian penggunaan sumber daya manusia dan teknologi secara optimal untuk meningkatkan dialog di antara manusia.
• Lieber dan Barker, berpendapat bahwa manajemen komunikasi adalah proses yang sistematis antara anggota organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen untuk menyelesaikan pekerjaan melalui proses negosiasi pengertian/pemahaman antara satu individu maupun lebih yang bertujuan mencapai keinginan dan kepuasaan bersama.

Manajemen komunikasi berkaitan erat dengan interaksi sosial. Dalam situasi dan kondisi tertentu, seseorang harus mampu untuk memposisikan dirinya dengan tepat. Selain itu, seseorang juga harus mampu menghadapi dan menjalin kerja sama dengan orang lain tanpa harus mencampuradukkan dengan urusan pribadinya. Dalam hal seperti tersebut, manajemen komunikasi sangat dibutuhkan.

Semoga bermanfaat.

Fungsi, Tujuan, Serta Bentuk Manajemen Komunikasi | Manajemen

Manajemen komunikasi, menurut pendapat Parag Diwan adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Keterampilan manajemen komunikasi mutlak diperlukan oleh para praktisi komunikasi agar mereka bisa menjadi lebih profesional di bidangnya.

Salah satu hal terpenting untuk menjadi profesional bagi praktisi komunikasi adalah menguasai dan membekali dirinya dengan kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial tersebut akan membentuk para praktisi komunikasi tidak hanya berperan sebagai teknisi komunikasi tetapi juga akan mampu berperan sebagai manajer komunikasi.

• teknisi komunikasi (communication technician), yaitu orang yang menjalankan pekerjaannya hanya berdasarkan keterampilan komunikasi yang dimilikinya. Mereka tidak ikut dalam setiap pengambilan atau pembuatan keputusan organisasi serta tidak melakukan riset baik untuk perencanaan maupun untuk evaluasi. Mereka hanya mengimplementasikan keputusan-keputusan yang dibuat oleh orang lain atau manajerial.
• manajer komunikasi (communication manager), yaitu orang yang melakukan penelitian secara sistematis dan melakukan perencanaan untuk setiap program komunikasi suatu organisasi. Seorang manajer komunikasi ikut dalam proses pengambilan keputusan pada tingkat puncak dapa suatu organisasi.

Fungsi Manajemen Komunikasi. Keterampilan dalam manajemen komunikasi yang dimiliki anggota suatu organisasi akan sangat bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan organisasi tersebut. Manajemen komunikasi dalam suatu organisasi mempunyai manfaat sebagai berikut :

• sebagai alat untuk menyamakan pemahaman dan pengertian di antara para anggota dalam organisasi.
• sebagai alat untuk menggerakkan anggota organisasi sesuai dengan informasi yang diberikan.

Berkaitan dengan manfaat manajemen komunikasi tersebut, dalam suatu organisasi pelaksanaan dari manajemen komunikasi mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut :

• manajemen komunikasi sebagai kendali. Dalam fungsi ini, manajemen komunikasi digunakan oleh manajemen organisasi dalam bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota organisasi melalui penyebaran informasi-informasi tertentu untuk mencegah konflik di antara para anggota organisasi. Contoh, digunakan untuk menginformasikan tentang tata tertib dan peraturan organisasi.
• manajemen komunikasi sebagai motivasi. Dalam fungsi ini, manajemen komunikasi digunakan oleh manajemen organisasi dalam melakukan pengarahan terhadap anggota organisasi sehingga dapat memotivasi setiap anggota organisasi untuk bekerja dengan lebih baik sesuai dengan standar organisasi.
• manajemen komunikasi sebagai bentuk pengungkapan emosional. Dalam fungsi ini, manajemen komunikasi digunakan oleh manajemen organisasi untuk melakukan koordinasi di antara anggota atau tim dalam organisasi. Fungsi ini juga diharapkan dapat menjadi alat bagi setiap anggota organisasi dalam mengungkapkan keinginan termasuk apa yang mereka rasakan terhadap organisasi.
• manajemen komunikasi sebagai alat penyampaian informasi. Dalam fungsi ini, manajemen komunikasi digunakan untuk menyampaikan dan menentukan alternatif sebagai langkah pengambilan keputusan yang bijaksana.

Tujuan Manajemen Komunikasi. Pada hakekatnya tujuan dari manajemen komunikasi adalah sebagai sarana untuk berinteraksi dengan baik sehingga dapat memahami dan mengerti cara berkomunikasi dengan pihak lain. Pada interaksi antar individu di dalam masyarakat atau organisasi, manajemen komunikasi mempunyai tujuan sebagai berikut :

• mengembangkan interaksi yang profesional.
• membentuk keinginan yang baik (goodwill).
• saling menghargai (mutual appreciation).
• rasa toleransi (tolerance).
• saling bekerja sama (mutual understanding).
• memperoleh opini yang menguntungkan, baik dalam hubungan internal maupun eksternal.

  

Sedangkan sebagai satu disiplin ilmu, tujuan dari pendidikan manajemen komunikasi adalah :

• menumbuhkan sikap kritis dan antisipatif terhadap fenomena komunikasi yang terjadi dan menjadi trend dalam perkembangan ilmu dan teknologi komunikasi.
• memberikan pengetahuan yang mendalam mengenai filosofi, metodologi, dan teori-teori di bidang manajemen komunikasi.
• mengajarkan keterampilan teknis dan strategis dalam mengelola sumber daya dan perilaku komunikasi.
• menumbuhkan kemampuan nyata dalam mengelola berbagai sumber daya komunikasi guna diimplementasikan ke dalam program dan aktivitas komunikasi, baik dalam konteks interpersonal, kelompok, organisasi, maupun masyarakat.
• memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam merancang, memproduksi, dan mengevaluasi berbagai produk komunikasi.
• menumbuhkan kemampuan untuk mendayagunakan penggunaan teknik-teknik pertukaran informasi. 

Bentuk Manajemen Komunikasi. Terdapat beberapa bentuk manajemen komunikasi. Menurut George R. Terry, di dalam manajemen terdapat lima bentuk komunikasi, yatu :

• Komunikasi Formal. Komunikasi formal merupakan bentuk komunikasi antara atasan dan bawahan, yang terjadi dalam jalur komunikasi formal atau membutuhkan pengaturan khusus.  Komunikasi formal yang berlangsung antara atasan dan bawahan tersebut di dalamnya terkandung wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi, baik lisan maupun tulisan, sesuai dengan prosedur fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.  
• Komunikasi Non Formal. Komunikasi non formal merupakan bentuk komunikasi di luar komunikasi formal, yang tidak membutuhkan pengaturan secara khusus dan biasanya terjadi secara spontan. 
• Komunikasi Informal. Komunikasi informal merupakan bentuk komunikasi yang lebih menekankan pada aspek hubungan antar manusia, dan biasanya digunakan dalam mengkomunikasikan permasalahan-permasalahan di luar pekerjaan secara langsung.
• Komunikasi Teknis. Komunikasi teknis merupakan bentuk komunikasi yang hanya dilakukan dan dimengerti oleh orang-orang tertentu yang berkaitan dengan kegiatan teknis yang dimaksud. Komunikasi teknis dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan suatu strategi tertentu.
• Komunikasi Prosedural. Komunikasi prosedural merupakan bentuk komunikasi yang diterapkan dalam pembuatan pelaporan kinerja suatu perusahaan.

Sedangkan menurut Onong U. Effendy, di dalam manajemen terdapat tiga bentuk komunikasi, yaitu :

• Komunikasi Vertikal. Komunikasi vertikal adalah bentuk komunikasi timbal balik (berlangsung dua arah) antara atasan dan bawahan melalui suatu etika komunikasi yang dilakukan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Arus komunikasi vertikal dapat terjadi dari atas ke bawah (downward communication) atau bisa juga dari bawah ke atas (upward communication). Fungsi komunikasi vertikal dapat dikatakan sama dengan fungsi komunikasi formal.
• Komunikasi Horizontal. Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi yang terjadi dalam satu level, yaitu antara satu karyawan dengan karyawan yang lain atau antara pimpinan satu departemen dengan pimpinan departemen yang lain dalam satu tingkatan. Komunikasi horizontal merupakan arus komunikasi yang berada di satu level dalam organisasi.
• Komunikasi Eksternal. Komunikasi eksternal adalah bentuk komunikasi yang terjadi secara dua arah antara satu organisasi dengan organisasi yang lain atau pihak luar organisasi yang terjalin di luar organisasi.

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi ditentukan oleh kebijakan dan arus informasi yang ada dalam organisasi tersebut. Arus informasi akan membentuk pola-pola hubungan atau jaringan komunikasi.

Semoga bermanfaat.

ADMINISTRASI : Ruang Lingkup Administrasi, Unsur-Unsur, Tujuan, Dan Fungsi Administrasi

Administrasi, oleh George R. Terry diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Sedangkan The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 

Dalam praktek, administrasi dapat diartikan dalam dua sudut pandang sebagaimana pendapat dari Ulbert, yaitu :

• dalam arti sempit, administrasi diartikan atau dikenal sebagai tata usaha.
• dalam arti luas, administrasi diartikan sebagai penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali.

Dalam pengertian administrasi tersebut terkandung beberapa hal, yaitu :

1. administrasi sebagai seni dan proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat. Dengan kata lain, administrasi merupakan suatu proses yang diketahui hanya permulaannya saja sedang akhirnya tidak diketahui.
2. administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
3. administrasi diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Ruang Lingkup Administrasi

Administrasi merupakan kesatuan aktivitas dalam suatu organisasi. Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi adalah :

1. menghimpun, yaitu suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan jika diperlukan.
2. mencatat, yaitu kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, atau dikirim.
3. mengelola, yaitu menganalisis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau yang sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpun.
4. menyimpan, yaitu kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk nantinya digunakan kembali jika diperlukan.
5. mengirim, yaitu kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam organisasi ataupun dari luar organisasi.

Unsur-Unsur Administrasi

Administrasi tersusun dari beberapa unsur. Menurut The Liang Gie, unsur-unsur yang terdapat dalam administrasi adalah :

1. Organisasi, merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Organisasi merupakan suatu wadah di mana orang-orang yang tergabung sebagai anggotanya melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen, merupakan unsur administrasi yang paling alat utama. Di dalam manajemen terdapat unsur pengatur, penggerak, manager, dan tenaga operasional.
3. Komunikasi, merupakan unsur administrasi yang digunakan oleh anggota organisasi atau antar bagian dalam organisasi untuk saling berhubungan dan melakukan koordinasi.
4. Kepegawaian, merupakan unsur administrasi yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Di dalam administrasi terdapat proses yang saling terkait yaitu penerimaan, penempatan, pendaya-gunaan, dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan, merupakan unsur administrasi yang berkaitan dengan dana organisasi.
6. Perbekalan, merupakan unsur administrasi yang berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, dan penyingkiran barang.
7. Tata usaha, merupakan unsur administrasi yang meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman.
8. Public Relation, merupakan unsur administrasi yang berhubungan dengan konsumen dan perusahaan.

Fungsi Administrasi

Dalam suatu organisasi, administrasi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Fungsi administrasi adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning). Administrasi merupakan sebuah kegiatan perencanaan. Fungsi perencanaan adalah proses penyusunan rencana kegiatan organisasi, yang didahului dengan proses pengumpulan dan pengolahan data.
2. Pengorganisasian (Organizing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian adalah kegiatan penyusunan dan pembentukan hubungan kerja antara satu pihak dengan pihak lain sehingga terwujud suatu kesatuan.
3. Pelaporan (Reporting). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pelaporan. Fungsi pelaporan adalah proses penyampaian perkembangan hasil dari kegiatan organisasi, baik lisan maupun tertulis dari tingkat bawah ke tingkat yang lebih tinggi, sehingga penerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tugas anggota yang memberikan laporan.
4. Penyusunan Anggaran (Budgeting). Administrasi merupakan sebuah kegiatan penyusunan anggaran. Fungsi penyusunan anggaran adalah proses kegiatan pengelolaan dan perencanaan yang berkelanjutan berkaitan dengan keuangan organisasi dan anggaran kegiatan organisasi.
5. Koordinasi (Coordinating). Administrasi merupakan sebuah kegiatan koordinasi. Fungsi koordinasi adalah suatu usaha atau kegiatan yang dilakukan oleh anggota organisasi untuk menghindari terjadinya kekacauan, keributan, atau kekosongan kegiatan yaitu dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terjadi kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
6. Pengarahan (Directing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pengarahan. Fungsi pengarahan adalah usaha utuk memberikan bimbingan, saran, dan perintah agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
7. Penempatan (Staffing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan penempatan. Fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam organisasi, mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, hingga perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

Tujuan Administrasi

Tujuan administrasi dapat dibedakan menjadi bagian, yaitu tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek. Tujuan administrasi jangka panjang adalah tujuan organisasi yang bersifat ideal, general, dan mempunyai kualifikasi yang tidak terbatas, yang ditujukan untuk mencapai target sebuah organisasi. Sedangkan tujuan administrasi jangka pendek adalah tujuan organisasi yang bersifat spesifik, ruang lingkupnya lebih kecil, dan kualifikasinya terbatas, yang umumnya dibuat sub-sub divisi dari organisasi dimaksud.

Semoga bermanfaat.

Pengertian Perencanaan Dan Pengawasan Produksi (Production Planning And Control/PPC)

Perencanaan dan pengawasan produksi atau Production Planning and Control disingkat PPC merupakan suatu fungsi dalam perusahaan manufaktur yang menangani berbagai masalah produksi, seperti menangani masalah rendahnya produktivitas produksi, manajemen persediaan (inventory), penjadwalan, hingga pemanfaatan sumber daya perusahaan. Dengan kata lain. perencanaan dan pengawasan produksi adalah proses untuk merencanakan dan mengawasi (mengendalikan) aliran material yang masuk, proses, dan keluar dari sistem produksi secara efisien, maksudnya adalah :

• permintaan pasar dapat dipenuhi dengan dengan jumlah yang tepat.
• waktu penyerahan yang tepat.
• dan biaya produksi yang minimum.

Pekerjaan yang terkandung dalam perencanaan dan pengawasan produksi pada prinsipnya dapat dibedakan menjadi dua hal yang antara satu dengan lainnya saling berkaitan, yaitu :

• Perencanaan Produksi, merupakan aktivitas untuk menetapkan produk yang akan diproduksi, jumlah yang harus diproduksi, kapan produk tersebut diselesaikan, dan sumber-sumber yang dibutuhkan.
• Pengendalian Produksi, merupakan aktivitas untuk menetapkan kemampuan sumber-sumber yag digunakan dalam memenuhi rencana, memastikan kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, dan melakukan perbaikan rencana.

1. Perencanaan Produksi.

Perencanaan produksi dapat diartikan sebagai penentuan, perolehan, dan pengaturan semua fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk. Perencanaan produksi merupakan salah satu bagian penting dari perencanaan dan pengawasan produksi, yang berhubungan erat dengan :

• konsep dasar tentang apa yang harus diproduksi.
• kapan harus diproduksi.
• berapa banyak yang harus diproduksi.
• sumber daya apa saja yang harus dipergunakan untuk melakukan produksi.

Perencanaan produksi merupakan kegiatan pra produksi yang menentukan persyaratan manufaktur, seperti tenaga kerja, material, mesin, dan proses-proses manufakturnya. Pada garis besarnya, perencanaan produksi akan memperkirakan permintaan dan kemudian menetapkan jadwal dan semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target yang digunakan.

Tujuan Perencanaan Produksi. Perencanaan produksi dilakukan dengan tujuan :

• untuk memastikan kuantitas dan kualitas yang tepat dari bahan baku, peralatan, dan lain sebagainya tersedia selama masa proses produksi.
• untuk pemanfaatan kapasitas sesuai dengan ramalan permintaan (demand forecast).

Strategi Perencanaan Produksi. Perencanaan produksi menangani dua strategi dasar, yaitu :

• Perencanaan produk yang akan dihasilkan (product planning). Perencanaan produksi dilakukan berdasarkan tiga tingkat waktu yang berbeda, yaitu : 1. perencanaan jangka panjang, yang berhubungan dengan perencanaan fasilitas produksi, investasi modal, perencanaan lokasi, dan lain sebagainya. 2. perencanaan jangka menengah, yang berhubungan dengan peramalan permintaan dan perencanaan kapasitas. 3. perencanaan jangka pendek, yang berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari.
• Perencanaan proses produksi (process planning).

Manfaat Perencanaan Produksi. Suatu perencanaan produksi yang baik akan dapat memastikan proses produksi berjalan dengan lancar. Dengan begitu perencanaan produksi akan memberikan manfaat bagi perusahaan, yaitu :

• perusahaan dapat mengirimkan produk secara teratur dan tepar waktu sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• pemasok mendapatkan informasi lebih awal tentang kebutuhan bahan baku dan bahan penolong sehingga mengurangi investasi dalam persediaan.
• meningkatkan efisiensi dalam produksi, sehingga mengurangi biaya produksi secara keseluruhan.

2. Pengawasan Produksi.

Pengawasan produksi merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari sekumpulan prosedur yang bertujuan untuk mengkoordinasikan semua unsur-unsur dalam proses produksi, manusia, mesin, alat-alat dan material ke dalam arus yang lancar untuk dapat menghasilkan output :

• dengan sedikit mungkin interruption. 
• dalam waktu secepat mungkin.
• dengan mengorbankan biaya yang sekecil mungkin. 

Menurut Harsono, suatu pengawasan produksi tidak semata-mata dimaksudkan untuk mengawasi produk jadi saja, tetapi pengawasan dimulai sejak dari persediaan bahan mentah sampai dengan produk jadi.

Tipe Pengawasan Produksi. Terdapat tiga tipe dasar pengawasan produksi yang dapat dilaksanakan, yaitu :

• Feedforward control atau pengawasan pendahuluan, yaitu tipe pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Feedforward control dikenal juga dengan istilah steering controls.
• Concurrent control atau pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan, yaitu tipe pengawasan yang dilakukan selama proses kegiatan berlangsung. Concurrent control dikenal juga dengan istilah screening controls atau pengawasan ya-tidak.
• Feedback control atau pengawasan umpan balik, yaitu tipe pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan tipe ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah proses kegiatan terjadi. Feedback control dikenal juga dengan istilah past action controls.

Jenis Pengawasan Produksi. Pengawasan produksi dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut :

• Order control atau pengawasan pekerjaan pesanan, yaitu suatu bentuk pengawasan produksi yang dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga produk yang dikerjakan sesuai dengan keinginan pemesan, baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada pengawasan jenis ini, setiap produk pesanan harus dipisahkan dengan produk pesanan yang lain, di mana setiap pesanan mempunyai nomor pesanan (order) tersendiri. Oleh karena itu, order control dijalankan pada produksi dengan proses yang terputus-putus (intermittent manufacturing), di mana jenis mesin yang digunakan adalah mesin serba guna (general purpose machine), barang yang diproduksi mempunyai jenis dan bentuk yang berubah-ubah sesuai dengan pesanan.
• Flow control atau pengawasan arus, yaitu suatu bentuk pengawasan produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan. Pada pengawasan jenis ini, dibutuhkan suatu tingkat hasil atau output yang tetap dan konstan. Oleh karena itu, flow control dijalankan pada produksi dengan proses yang terus menerus (continuous manufacturing), di mana bahan-bahan yang digunakan dalam proses produksi mempunyai arus yang relatif tetap, jenis mesin yang digunakan adalah mesin khusus (special purpose machine), serta hasil produksi mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu.
• Load control, yaitu suatu bentuk pengawasan terhadap pengaturan pembebanan mesin-mesin yang digunakan dalam pengerjaan produk-produk yang mempunyai berbagai ukuran dan variasi. Contoh : percetakan dan penerbitan.
• Block control, yaitu suatu bentuk pengawasan yang dilakukan dengan mengelompokkan order-order menurut model, ukuran, dan style tertentu, selanjutnya menggabungkannya menjadi suatu block.  Suatu block maksudnya adalah sejumlah produk yang dapat diproduksi pabrik dalam periode tertentu.

Teknik Pengawasan Produksi. Pengawasan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik pengawasan. Menurut Prajudi Atmosudirjo, terdapat beberapa teknik pengawasan yang dapat dilakukan, diantaranya adalah :

• control by exception, yaitu pengawasan yang difokuskan terhadap terjadinya penyimpangan saja.
• control through cost, yaitu pengawasan yang dilakukan terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.
• control through time, yaitu pengawasan yang difokuskan terhadap ketepatan waktu.
• control through main material, yaitu pengawasan terhadap segala seuatu yang berkaitan dengan bahan-bahan utama.
• control through key personal, yaitu pengawasan yang dilakukan terhadap orang-orang yang memegang jabatan tertentu.
• control through output, yaitu pengawasan yang dilakukan hanya sebatas pada hasilnya saja tanpa memperhatikan bagaimana hasil tersebut diperoleh.
• control through process or procedures, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui pengendalian prosedur dan proses.
• control through audits, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui pemeriksaan, verifikasi, serta audit secara sistematis dan teratur.
• control through automatic devices, yaitu pengawasan yang dilakukan dengan menggunakan peralatan-peralatan elektronik.

Metode Pengawasan Produksi. Sedangkan metode pengawasan produksi yang dapat dilakukan diantaranya dengan menggunakan :

• Metode Observasi Langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh atasan kepada bawahan.
• Metode Statistik, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistik dan grafis.
• Metode Laporan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalaui atau dengan memeriksa laporan-laporan yang dibuat.

Fungsi Pengawasan Produksi. Pengawasan, menurut Sofjan Assauri adalah kegiatan pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapkan atau direncanakan. Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik dan efektif, maka pengawasan produksi yang dilakukan hendaknya mempunyai fungsi sebagai seberikut :

• Routing, yaitu menentukan dan mengatur urutan yang harus dilalui dalam suatu proses atau kegiatan produksi, termasuk juga menentukan fasilitas-fasilatas yang diperlukan untuk setiap operasi pekerjaan.
• Loading dan Scheduling, yaitu penentuan dan pengaturan muatan pekerjaan (work load) pada masing-masing pusat pekerjaan (work centre) sehingga dapat ditentukan berapa lama waktu yang diperlukan pada setiap operasi tanpa adanya penundaan atau kelambatan waktu (time delay).
• Dispatching, yaitu pelaksanaan dari semua rencana dan pengaturan dalam bidang routing dan scheduling. Sebagian besar kegiatan dispatching adalah penyampaian perintah kepada bagian pengolahan, yang dilakukan sesuai dengan skedul dan urutan pekerjaan yang telah ditentukan.
• Follow up, yaitu penelitian dan pengecekan terhadap semua aspek yang mempengaruhi kelancaran kegiatan pengerjaan atau produksi, termasuk juga usaha-usaha dalam mendapatkan bahan baku yang tidak tersedia tetapi dibutuhkan dalam proses produksi.

Setiap perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, perlu mengintegrasikan perencanaan produksi (production planning) dan sistem pengawasan produksi (production control) menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Hal tersebut dilakukan guna mencapai operasional yang efisien, efektif dan ekonomis.

Semoga bermanfaat.

Tujuan Serta Manfaat Perencanaan Dan Pengawasan Produksi (Production Planning And Control/PPC)

Perencanaan dan pengawasan produksi atau Production Planning and Control (PPC) merupakan suatu aktivitas merencanakan dan mengendalikan material masuk, proses, dan keluar dari sistem produksi, sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat, serta biaya produksi yang minimum. Perencanaan dan pengawasan produksi merupakan unsur penting dalam suatu perusahaan manufaktur untuk menangani berbagai masalah yang berkaitan dengan produksi.

Perencanaan dan pengawasan produksi atau Prodaction Planning and Control (PPC) pada umumnya merupakan satu departemen tersendiri dalam suatu perusahaan, yang khusus menangani aktivitas pengelolaan proses produksi. Aktivitas yang ditangani oleh departeman Production Planning and Control (PPC) diantaranya adalah :

• meramalkan permintaan pasar atau konsumen.
• mengelola pesanan dari konsumen atau pelanggan.
• menyusun rencana agregat.
• merencanakan kebutuhan.
• mengelola persediaan.
• membuat jadwal induk produksi.
• melakukan penjadwalan pada mesin atau fasilitas produksi.
• pengawasan dan pelaporan pembebanan kerja dibanding kapasitas produksi.
• evaluasi skenario pembebanan dan kapasitas.

Metode Perencanaan dan Pengawasan Produksi. Dalam suatu perusahaan biasa menggunakan metode perencanaan dan pengawasan produksi sebagai berikut :

• sistem produksi proyek.
• flexible control system.
• material requirement planning.
• just in time.
• optimized production technology.
• continuous process control system.

Tujuan Perencanaan dan Pengawasan Produksi. Menurut Sofjan Assauri, peranan perencanaan dan pengawasan produksi dalam suatu perusahaan adalah untuk mengkoordinasikan kegiatan bagian yang langsung atau tidak langsung dalam proses produksi, sehingga perusahaan dapat menghasilkan barang produksi dengan efektif dan efisien. Berkaitan dengan peranannya tersebut, perencanaan dan pengawasan produksi bertujuan diantaranya untuk :

• pemanfaatan yang efektif terhadap sumber daya perusahaan atau barang modalnya seoptimal mungkin, sehingga perusahaan dapat berproduksi pada tingkat efisien dan efektivitas yang tinggi.
• mencapai tujuan produksi yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas barang hasil produksi, ketepatan waktu pengiriman barang hasil produksi, dan biaya seminimal mungkin, sehingga menghasilkan suatu barang produksi yang berkualitas dengan harga yang lebih murah. Dengan demikian, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan atau permitaan pasar atau bahkan dapat menguasai pasar secara luas.
• mengusahakan supaya kesempatan kerja yang ada pada perusahaan menjadi merata dalam waktu tertentu.
• memperoleh keuntungan yang cukup bagi perusahaan.

Manfaat Perencanaan dan Pengawasan Produksi. Perencanaan dan pengawasan produksi mempunyai manfaat, baik untuk perusahaan maupun untuk konsumen. Manfaat perencanaan dan pengawasan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

• perbaikan kondisi kerja. Perencanaan dan pengawasan produksi dalam suatu perusahaan akan meningkatkan produktivitas kerja.
• peningkatan kesejahteraan pekerja. Dengan terciptanya kondisi kerja yang baik dan kondusif sebagai akibat dari adanya perencanaan dan pengawasan produksi yang baik dan tepat, akan meningkatkan hasil produksi perusahaan, dengan demikian diharapkan akan berpengaruh juga pada peningkatan kesejahteraan pekerja.
• kemantapan dalam kesempatan kerja. Adanya perencanaan dan pengawasan produksi yang baik dan tepat, akan menciptakan suatu stabilitas usaha dari perusahaan di mana para pekerja bekerja. Dengan adanya stabilitas perusahaan tersebut akan berakibat juga pada jaminan kontinuitas kerja dan penghidupan bagi para pekerjanya.
• keselamatan kerja meningkat. Perencanaan dan pengawasan produksi yang baik akan mengendalikan semua aktivitas proses produksi dengan baik pula. Dengan demikian tingkat keselamatan kerja juga akan semakin meningkat.

Sedangkan bagi konsumen, perencanaan dan pengawasan produksi mempunyai manfaat sebagai berikut :

• mendapatkan kualitas barang yang baik. Perencanaan dan pengawasan produksi yang baik akan menghasilkan barang produksi yang berkualitas. Hal tersebut akan membawa manfaat bagi konsumen, yaitu barang yang dibelinya benar-benar memiliki kualitas yang tinggi. Selain itu juga melindungi konsumen dari kemungkinan membeli barang yang dapat membahayakan keselamatan dan merugikan mereka.
• harga barang yang lebih murah. Adanya perencanaan dan pengawasan produksi yang baik dapat menekan biaya produksi, dengan demikian barang hasil produksi selain mempunyai kualitas yang baik, juga dapat dipasarkan dengan harga yang jauh lebih murah. Hal tersebut akan memberikan manfaat yang besar bagi para konsumen.
• ketepatan waktu penyelesaian. Perencanaan dan pengawasan produksi yang dijalankan dengan baik dan sesuai dengan prosedur, akan membuat produksi dilakukan dengan tepat waktu. Penyelesaian barang produksi yang tepat waktu akan bermanfaat bagi konsumen, karena konsumen tidak perlu menunda kebutuhan mereka. Akibatnya, konsumen dapat melakukan perencanaan yang lebih baik terhadap aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakannya.

Di samping manfaat yang didapat oleh perusahaan dan konsumen, perencanaan dan pengawasan produksi juga mempunyai manfaat bagi pihak lain, yaitu :

• investor, akan memperoleh manfaat yaitu adanya jaminan akan diperolehnya hasil yang cukup memadai dari uang yang diinvestasikannya ke dalam perusahaan tersebut.
• supplier bahan, akan memperoleh manfaat yaitu stabilitas penjualan dari barang-barang  yang dijualnya kepada perusahaan, baik itu bahan baku maupun bahan pembantu.
• masyarakat dan negara, akan memperoleh manfaat yaitu peningkatan hasil produksi sebagai akibat dari perencanaan dan pengawasan produksi yang baik akan meningkatkan juga pendapatan para produsen, dengan demikian akan meningkat juga pajak yang harus dibayarkan kepada negara. Hal tersebut akan menjadi multiplier effect kepada pembangunan ekonomi bangsa dan negara.  

Semoga bemanfaat.

Tujuan Dan Tahapan Penyusunan Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi merupakan satu hal yang penting dalam manajemen perusahaan. Perencanaan produksi sangat mempengaruhi maju atau mundurnya suatu perusahaan. Apabila perencanaan produksi dilakukan dengan tepat pada proses produksi, maka akan dapat menghasilkan efisiensi yang tinggi sehingga dapat meningkatkan pendapatan dari perusahaan. Demikian juga sebaliknya, apabila suatu perusahaan kurang mampu dalam melakukan perencanaan produksi, maka akan memunculkan hambatan dalam produksi, sehingga biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan-pun juga akan semakin tinggi.

Perencanaan produksi pada dasarnya berkaitan erat diantaranya dengan :

• kapasitas produksi.
• sumber daya yang tersedia, mulai dari persediaan material, peralatan pendukung, dan lain sebagainya.

Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan Produksi. Sedangkan beberapa faktor yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan produksi diantaranya adalah sebagai berikut :

• manfaat produk bagi konsumen.
• permintaan pasar.
• potensi pasar.
• kemungkinan pengembangan produk di masa yang akan datang.
• kekuatan pesaing.

Sedangkan menurut Sofjan Assaury, beberapa faktor yang mempengaruhi perencanaan produksi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

1. Faktor Internal.

Faktor internal adalah faktor yang berada dalam kekuasaan pimpinan perusahaan yang dapat mempengaruhi perencanaan produksi. Faktor internal diantaranya adalah :

• kapasitas mesin dan peralatan.
• produksi tenaga kerja.
• kemampuan pengadaan dan penyediaan.

2. Faktor Eksternal.

Faktor eksternal adalah faktor yang berasal dari luar perusahaan yang berada di luar kekuasaan pimpinan perusahaan yang dapat mempengaruhi perencanaan produksi. Faktor eksternal diantaranya adalah :

• kebijakan pemerintah.
• inflasi.
• bencana alam.

Selain itu, masih terdapat beberapa faktor lain yang perlu menjadi bahan pertimbangan dalam perencanaan produksi, yaitu :

• sifat proses produksi.
• jenis dan mutu barang yang diproduksi.
• sifat dari barang yang diproduksi, apakah barang baru atau barang lama.

Tujuan Perencanaan Produksi. Suatu perencanaan dibuat untuk menentukan suatu kegiatan yang akan dilakukan kemudian, hal tersebut harus dilakukan oleh suatu perusahaan oleh karena tidak adanya suatu kepastian di masa yang akan datang. Sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan bagian dari antisipasi atas kejadian atau resiko yang mungkin timbul di masa yang akan datang. Terdapat beberapa tujuan dari perencanaan produksi, diantaranya adalah sebagai berikut :

• menghasilkan produk yang berkualitas. Dengan adanya perencanaan produksi yang baik dan tepat, diharapkan dapat menghasilkan barang produksi yang berkualitas sehingga mampu untuk tetap bersaing di pangsa pasar.
• penyelesaian proses produksi dengan tepat waktu. Perencanaan produksi akan membantu perusahaan dalam menyelesaikan produksinya sesuai waktu yang telah direncanakan.
• menghasilkan input yang berkualitas. Semua divisi dalam perusahaan sesuai dengan perencanaan produksi yang dibuat, akan saling bekerja sama dan bertanggung jawab penuh dalam memproduksi suatu barang yang berkualitas. Hal tersebut akan memberikan dampak positif bagi proses produksi dan hasil yang diciptakan.
• menekan biaya pengeluaran dalam proses produksi. Perencanaan produksi yang dibuat dengan baik dan tepat akan menciptakan efisiensi, sehingga hal tersebut akan berpengaruh dengan semakin dapat ditekannya biaya produksi dari suatu perusahaan.
• meningkatkan keselamatan kerja. Adanya perencanaan produksi yang baik akan dapat menjamin peningkatan keselamatan kerja para tenaga kerja perusahaan. Hal ini akan berdampak baik pada peningkatan kualitas dan produktivitas para tenaga kerja.
• menyeimbangkan kapasitas bahan baku dan ramalan permintaan pasar. Dengan perencanaan produksi, suatu perusahaan dapat menyesuaikan berapa barang yang harus diproduksi untuk memenuhi kebutuhan pasar. Hal tersebut tentunya berkaitan erat dengan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi berdasarkan perkiraan kebutuhan akan permintaan pasar.
• menumbuhkan brand awareness. Brand awareness diartikan sebagai kesadaran akan merk atau produk. Suatu perusahaan yang telah mendapatkan brand awareness berarti telah mendapati posisi spesial di hati konsumen dibandingkan dengan produk-produk dari perusahaan lain. Untuk mendapatkan brand awareness tersebut dibutuhkan suatu perencanaan produksi yang baik dan tepat.  

Tahapan Penyusunan Perencanaan Produksi. Terdapat tiga langkah dalam penyusunan perencanaan produksi, yaitu :

• Routing, yaitu menentukan jalur dan rute dari susunan pekerjaan atau proses. Dalam tahapan routing hal yang harus diperhatikan adalah yang berkaitan dengan kuantitas produk, kualitas produk, sumber daya manusia, mesin, dan lain sebagainya.
• Penjadwalan, yaitu melakukan atau membuat penjadwalan kerja, termasuk di dalamnya adalah perbaikan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan, mengatur operasi manufaktur yang berbeda dalam urutan prioritas, tanggal dan waktu untuk setiap operasinya.
• Dispatching, dapat diartikan sebagai suatu tindakan, melakukan atau tahap implementasi. Proses ini membutuhkan beberapa hal, seperti bahan, alat, perlengkapan, dan hal lain yang diperlukan untuk produksi, serta memerlukan juga perintah, instruksi, gambar, dan lain-lain untuk memulai pekerjaan. 

Adam dan Ebert dalam bukunya yang berjudul "Production Management and Operation" menyebutkan bahwa pada dasarnya produksi adalah suatu bagian dari bussines plan suatu perusahaan. Bussines plan merupakan suatu pernyataan tentang seluruh aktivitas bisnis suatu perusahaan untuk jangka waktu 6 sampai dengan 18 bulan yang akan datang, dan biasanya dinyatakan dalam jumlah satuan uang dari seluruh hasil penjualan. Menurut mereka, tahapan perencanaan produksi adalah sebagai berikut :

1. Membuat rencana operasi, yang terbagi atas :

• Output Planning, yang terdiri dari Aggregate Output Planning, Master Production Schedule (MPS), Material Requirement Planning (MRP), dan Shoop Floor Control.
• Capacity Planning, yang terdiri dari Aggregate Capacity Planning, Rough-cut Capacity Planning, Detailed Capacity Planning, dan Term Capacity Control.

2. Menghitung :

• Aggregate Output Planning, yang menunjukkan biaya jumlah produk yang akan dibuat. 
• Aggregate Capacity Planning, yang merupakan proses mengevaluasi pemanfaatan seluruh kapasitas. 

3. Membuat Master Production Schedule (MPS).

 Master Production Schedule (MPS) merupakan penentuan jumlah produk individual yang akan diproduksi sesuai dengan jumlah permintaan.

4. Setelah Master Production Schedule (MPS) dibuat, maka selanjutnya membuat rencana-rencana yang lebih mendetail, seperti :

• Material Requirement Planning (MRP), yang merupakan rencana kebutuhan bahan baku.
• Shop Floor Control, yang terdiri dari loading, sequencing, detailed schedulling, dan expediting.

Semoga bermanfaat.

Tugas Dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Dalam suatu perusahaan atau organisasi sangat diperlukan manajemen sumber daya manusia. Dalam praktek, istilah manajemen sumber daya manusia juga dikenal sebagai 'human resources', 'man power management', personalia, kepegawaian, dan lain sebagainya.

Manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian pelaksanaan, dan pengendalian tenaga kerja dalam suatu perusahaan atau organisasi. Menurut Handoko, manajemen sumber daya manusia diartikan sebagai kegiatan seleksi, perekrutan, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia dalam rangka untuk mencapai tujuan individu maupun perusahaan atau organisasi.

Tugas Manajemen Sumber Daya Manusia. Tugas utama dari manajemen sumber daya manusia adalah mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah-masalah diantaranya sebagai berikut :

• menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan pembagian tugas dan tanggung jawab pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
• menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan atas menempatkan karyawan pada tempat dan kedudukan yang tepat.
• menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, dan pemberhentian.
• meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
• memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan atau organisasi pada khususnya.
• memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan atau organisasi sejenis.
• memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
• melaksanakan pendidikan, latihan dan penilaian produktivitas karyawan.
• mengatur mutasi karyawan baik vertikal maupun horizontal.
• mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangon. 

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia. Fungsi manajemen sumber daya manusia tidak jauh berbeda dengan fungsi manajemen pada umumnya. Secara garis besar, fungsi manajemen sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

1. Fungsi Manajerial.

Fungsi manajerial dari manajemen sumber daya manusia meliputi :

• Perencanaan atau planning.
• Pengorganisasian atau organizing.
• Pengarahan atau directing.
• Pengendalian atau controlling.

2. Fungsi Operasional.

Fungsi operasional dari manajemen sumber daya manusia meliputi :

• pengadaan tenaga kerja atau karyawan.
• pengembangan.
• pengintegrasian.
• pemeliharaan.
• kompensasi.
• pemutusan hubungan kerja.

Sedangkan Cherrington menyebutkan bahwa fungsi dari manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

1. Staffing (Employment). 

Fungsi staffing terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. 

• perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan termasuk mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja suatu perusahaan atau organisasi menjadi tanggung jawab manajer. Hanya saja karena semakin berkembangnya perusahaan atau organisasi, menjadikan para manager lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja. 
• penarikan sumber daya manusia. Penarikan tenaga kerja dalam suatu perusahaan atau organisasi pada umumnya dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia. Meskipun demikian, departemen sumber daya manusia tetap melibatkan departemen lain untuk menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan tenaga kerja. 
• seleksi sumber daya manusia. Proses seleksi tenaga kerja dilakukan oleh departemen sumber daya manusia dengan melalui wawancara, tes, dan meneliti latar belakang pelamar. 

Tanggung jawab manajemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan atau organisasi.

2. Performance Evaluation.

Fungsu performance evaluation merupakan salah satu tanggung jawab dari manajemen sumber daya manusia adalah memastikan bahwa setiap karyawan memiliki kinerja yang efektif dan juga memiliki performance yang cukup baik. Untuk itu, manajemen sumber daya manusia akan selalu mengusahakan :

• melakukan penilaian atau evaluasi terhadap kinerja setiap karyawan yang berada di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
• melakukan berbagai pelatihan kepada setiap karyawan agar mereka memiliki kinerja dan performance yang sesuai dengan standar perusahaan atau organisasi.

3. Compensation.

Fungsi compensation merupakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi untuk setiap karyawan, yang berhubungan dengan kesesuaian pembayaran manfaat yang diberikan pada karyawan. Pembayaran dimaksud dapat berupa gaji, insentif, atau pembagian keuntungan yang diberikan kepada karyawan. Manajemen sumber daya manusia bertanggung jawab penuh untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan juga kompetitif dengan perusahaan atau organisasi lain yang sejenis. 

4. Training and Development.

Fungsi training and development fungsi manajemen sumber daya manusia untuk memberikan pelatihan dan pengembangan yang efektif kepada tenaga kerja agar mereka dapat berkembang. Manajemen sumber daya manusia harus dapat membantu setiap manajer dalam hal :

• menjadi pelatih dan penasehat kepada bawahannya.
• mengadakan program pelatihan dan pengembangan kepada karyawan baru dan lama.
• memenuhi kebutuhan karyawan perusahaan. 
• bertanggung jawab untuk mengevaluasi keefektifan pelatihan dan pengembangan tersebut.

Manajemen sumber daya manusia bertanggung jawab juga terhadap masalah pemutusan hubungan kerja (PHK) dan membantu perusahaan atau organisasi dalam mengatasi konflik karyawan yang terjadi di dalam perusahaan.

5. Employe Relations.

Fungsi employe relations merupakan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam berperan aktif dalam mengurus dan bernegosiasi mengenai permasalahan yang terjadi dengan pihak serikat pekerja. Manajemen sumber daya manusia membantu perusahaan atau organisasi untuk menghadapi serikat pekerja untuk menghindari praktek-praktek yang dapat merugikan perusahaan seperti mogok karyawan atau demonstrasi karyawan.

6. Safety and Health.

Fungsi safety and health merupakan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam melaksanakan program keselamatan bagi karyawan untuk mengurangi resiko yang tidak diinginkan sehingga menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Dengan melaksanakan program keselamatan yang efektif maka dapat mengurangi jumlah kecelakaan karyawan dan juga dapat meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara keseluruhan. Oleh karenanya, manajemen sumber daya manusia harus bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan keselamatan kerja serta mengidentifikasi masalah yang dapat membahayakan keselamatan karyawan.

7. Personnel Research.

Fungsi personnel research merupakan fungsi manajemen sumber daya manusia untuk menganalisa permasalahan individu karyawan, dengan demikian maka efektifitas kerja karyawan dapat ditingkatkan. Dengan menganalisa perilaku karyawan, seperti keterlambatan kerja, masalah kehadiran, dan lain-lain, maka perusahaan dapat menghindari timbulnya ketidak-nyamanan kerja dalam perusahaan atau organisasi.

Manajemen sumber daya manusia melibatkan pengembangan dan pengelolaan program yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas perusahaan atau organisasi, yang mencakup keseluruhan spektrum dalam menciptakan, mengelola, dan menumbuhkan hubungan antara atasan dan bawahan.

Semoga bermanfaat.

Administrasi Dan Manajemen : Pengertian, Perbedaan Dan Persamaan, Serta Hubungan Antara Administrasi Dan Manajemen

Administrasi dan manajemen, secara teoritis keduanya merupakan hal yang berbeda. Namun dalam praktek, antara administrasi dan manajemen keduanya hampir sama. Di antara para sarjanan pun belum terdapat kesamaan pendapat mengenai hal tersebut. Walaupun sebagian besar sarjana administrasi berpendapat bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen, tetapi masih ada sebagain dari sarjana administrasi yang berpandangan sebaliknya.

Pengertian Administrasi dan Manajemen. Istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu "ad ministrare" : "ad" berarti 'pada' dan "ministrare" berarti 'melayani', sehingga istilah administrasi berarti memberikan pelayanan. Dalam bahasa Inggris administrasi disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Secara umum, istilah administrasi dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :

• dalam arti sempit. Sebagaimana pendapat dari Soewarno Handayaningrat yang menyatakan bahwa administrasi adalah berasal dari kata "administratie" dalam bahasa Belanda, yang berarti kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan ketata-usahaan yang meliputi kegiatan catat- mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
• dalam arti luas. Sebagaiman pendapat dari The Liang Gie yang menyatakan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan secara bekerja sama antara individu-individu dalam suatu kelompok guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Selain itu para sarjana lain juga mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan administrasi, diantaranya adalah :

• Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 
• Prajudi Atmosudirjo, berpendapat bahwa administrasi adalah penggendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yaitu kepala organisasi.
• Herbert A. Simon, berpendapat bahwa administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Istilah manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu 'managere" yang merupakan perpaduan dari kata "manus" yang berarti tangan dan "agere" yang berarti melakukan. Sehingga "managere" diartikan dengan 'menangani' atau 'mengelola'. Secara umum, istilah manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencaai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan menurut pendapat para sarjana, yang dimaksud dengan manajemen diantaranya adalah :

• S.P. Hasibuan, mengartikan manajemen sebagai suatu ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
• Oei Liang Lee, mengartikan manajemen sebagai suatu ilmu dan seni merencanakan , mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• George R. Terry, mengartikan manajemen sebagai suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Perbedaan dan Persamaan Arti Administrasi dan Manajemen. Anggapan tentang perbedaan dan persamaan arti dari administrasi dan manajemen terjadi juga dalam teori-teori yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen. Terdapat beberapa teori yang menjelaskan bahwa antara administrasi dan manajemen memiliki arti yang berbeda, tetapi terdapat juga beberapa teori yang berpandangan sebaliknya. Sebagai contoh, teori yang memandang bahwa administrasi dan manajemen berbeda adalah teori yang dikemukakan oleh :

• Dalton E. Mc. Farland, yang menjelaskan bahwa administrasi menentukan kebijakan dan tujuan organisasi, sedang manajemen hanya menentukan bagaimana cara untuk mencapai tujuan organisasi.
• Ordway Tead, yang menjelaskan bahwa administrasi sebagai badan yang menentukan tujuan organisasi sedangkan manajemen sebagai pelaksana pencapaian tujuan. 

Teori-teori tersebut berangkat perspektif bahwa organisasi negara yang terdiri dari tiga kekuatan, yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif.

Sedangkan teori yang memandang bahwa administarasi dan manajemen memiliki arti yang sama, adalah teori yang dikemukakan oleh :

• William H. Newman, yang menjelaskan bahwa administrasi dan manajemen memiliki arti yang sama, prinsip-prinsip manajemen sama dengan prinsip-prinsip administrasi.
• M.E. Dimock, yang menjelaskan bahwa administrasi dan manajemen adalah suatu pendekatan terhadap pemecahan masalah yang ada pada individu, kelompok, baik negara atau swasta. 

Teori-teori tersebut berangkat dari perspektif bahwa administrasi negara adalah kekuasaan eksekutif .yang hanya melaksanakan kebijakan tetapi pada faktanya eksekutif terlibat dalam pembuatan undang-undang.

Perbedaan Antara Administrasi dan Manajemen. Dalam praktek, meskipun sulit membedakan antara administrasi dan manajemen namun tetap saja ada perbedaan di antara keduanya. Perbedaan utama antara administrasi dan manajemen adalah :

* Administrasi :

• administrasi merupakan proses mengelola suatu organisasi oleh sekelompok orang.
• kewenangan administrasi pada level atas.
• administrasi mempunyai peran yang menentukan.
• administrasi memiliki kontrol penuh atas aktivitas organisasi.
• admnistrasi dapat diterapkan di banyak kantor, seperti kantor pemerintah, militer, perusahaan bisnis, rumah sakit, dan lain sebagainya.
• administrasi menekankan pada apa yang harus diselesaikan dan kapan pekerjaan tersebut terselesaikan.
• administrasi membuat formulasi dari rencana, menyusun kebijakan, dan menentukan tujuan.
• administrasi menentukan alokasi terbaik yang memungkinkan dari sumber daya yang terbatas.
• administrasi mewakili pemilik, yang mendapatkan imbalan pada modal yang diinvestasikan.
• orang yang melakukan administrasi disebut administrator.

* Manajemen :

• manajemen merupakan cara yang teratur dari mengelola orang dan berbagai hal dari suatu bisnis organisasi.
• kewenangan manajemen pada level menengah dan bawah.
• manajemen berperan sebagai pelaksana.
• manajemen bekerja di bawah administrasi.
• manajemen hanya diterapkan pada organisasi yang menghasilkan profit.
• manajemen menekankan pada siapa yang melakukan pekerjaan, bagaimana pekerjaan tersebur diselesaikan.
• manajemen menerapkan rencana dan kebijakan sebagai aksi.
• manajemen berpusat pada melaksanakan pekerjaan,
• manajemen mewakili pegawai, yang bekerja untuk pemberian upah.
• orang yang melaksanakan manajemen disebut manajer.

Hubungan Antara Administrasi dan Manajemen. Meskipun terdapat dua pendapat dan dua teori yang saling bertentangan mengenai arti dari administrasi dan manajemen, namun di antara keduanya (administrasi dan manajemen) mempunyai hubungan yang sangat erat. Hubungan antara administrasi dan manajemen, adalah sebagai berikut :

• dalam penerapan manajemen dan administrasi tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan.
• administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh, sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.
• administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional.  

Sedangakan Dwight Waldo, menyebutkan bahwa hubungan antara administrasi dan manajemen tergambar dalam suatu organisasi, maksudnya adalah sebagai berikut :

• organisasi diibaratkan sebagai anatomi dari administrasi, sedangkan manajemen sebagai psysiologinya.
• organisasi menunjukkan struktur dari administrasi, sedangkan manajemen menunjukkan fungsinya.
• organisasi dan manajemen saling bergantung dan tidak dapat dipisahkan sebagaimana halnya anatomi dan physiologi dari setiap organisme hidup. Sedangkan dalam kaitannya dengan administrasi, organisasi melihat administrasi dalam keadaannya yang statis dan mencari pola, sedangkan manajemen melihat administrasi dalam keadaan dinamis dan bergerak.

Semoga bermanfaat.